Stellenanzeige Notarfachangestellte:r: Vorlage zum Übernehmen
Für Notarfachangestellte ist der Bewerbermarkt sehr dünn, und die wenigen Fachkräfte, die wechseln, entscheiden entlang klarer Kriterien: Urkundenaufkommen, Fachgebiet, Vollzugstiefe und Vergütung. Eine Anzeige, die nur allgemein von einer Notariatsstelle spricht, geht in diesem Umfeld unter. Die folgende Vorlage benennt die Punkte, auf die die Zielgruppe achtet, und lässt sich mit Ihren Angaben direkt schalten. Dazu die häufigsten Fehler in Notariatsanzeigen und eine ehrliche Einschätzung, was eine Schaltung realistisch bewirkt.
Notarfachangestellte (m/w/d) für Urkundenvorbereitung und Vollzug, [Ort]
[Kanzleiname] betreut in [Ort] ein Notariat mit Schwerpunkt in [Fachgebiete, etwa Immobilienrecht, Gesellschaftsrecht und Erbrecht] und beurkundet jährlich rund [Anzahl] Vorgänge. Wir suchen eine Notarfachangestellte oder einen Notarfachangestellten (m/w/d) in Vollzeit oder Teilzeit ab [Stundenzahl] Wochenstunden, ab [Datum] oder nach Absprache. Das Gehalt liegt zwischen [Gehalt von] und [Gehalt bis] Euro brutto im Jahr. Sie führen Ihre Vorgänge von der ersten Anfrage bis zum Abschluss des Vollzugs.
Ihre Aufgaben
- Vorbereitung von Urkundenentwürfen, etwa Grundstückskaufverträge, Grundschuldbestellungen, Vollmachten, Testamente und Gesellschaftsverträge
- Auswertung von Grundbuch- und Registerauszügen sowie Prüfung der Vertretungsnachweise
- Vollständiger Vollzug nach der Beurkundung, einschließlich Einholung von Genehmigungen und Löschungsbewilligungen
- Grundbuchanträge, Handelsregisteranmeldungen und Kommunikation über XNotar und das elektronische Notarpostfach
- Fälligkeitsmitteilungen, Überwachung von Kaufpreiszahlungen und Bearbeitung von Verwahrungsvorgängen
- Führung des elektronischen Urkundenverzeichnisses, Erteilung von Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften
- Erstellung der Kostenrechnungen nach GNotKG und Überwachung der Fristen und Wiedervorlagen
Das bringen Sie mit
- Abgeschlossene Ausbildung als Notarfachangestellte oder als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, gern mit Berufserfahrung im Vollzug
- Sicherheit im Umgang mit Grundbuch und Handelsregister, oder die Bereitschaft, sich in eines der beiden Gebiete einzuarbeiten
- Sorgfalt bei Fristen und Auflagen, weil im Vollzug jeder offene Punkt später auffällt
- Erfahrung mit einer Notariatssoftware wie [Software], andere Systeme lernen Sie bei uns ein
- Freundlicher und sachlicher Umgang mit Beteiligten, die bei Beurkundungen häufig angespannt sind
Was wir bieten
- [Gehalt von] bis [Gehalt bis] Euro brutto im Jahr, wir zahlen bewusst über dem Niveau vergleichbarer Anwaltsstellen in [Ort]
- Eigenverantwortliche Sachbearbeitung mit eigenem Vorgangsbestand statt reiner Zuarbeit
- [Anzahl] Tage Homeoffice pro Woche, Entwurfsarbeit und Vollzug lassen sich bei uns digital erledigen
- Verlässliche Arbeitszeiten ohne Beurkundungstermine am Abend, erfasste Überstunden werden ausgeglichen
- Einarbeitung in weitere Fachgebiete, wenn Sie bisher nur [Fachgebiet] bearbeitet haben
- Kostenübernahme und Freistellung für Fortbildungen, auch für die Weiterbildung zum Notarfachwirt
- Fest geregelte Vertretung, damit Fristen im Vollzug auch während Ihres Urlaubs bedient werden
Schicken Sie uns Ihren Lebenslauf an [E-Mail] oder rufen Sie [Ansprechpartner] unter [Telefonnummer] an, ein Anschreiben brauchen wir nicht. Sie erhalten innerhalb von zwei Werktagen eine Rückmeldung, Gespräche führen wir auf Wunsch auch außerhalb Ihrer Arbeitszeit. Ihre Bewerbung behandeln wir vertraulich, Ihr aktueller Arbeitgeber erfährt davon nichts.
Was an den meisten Anzeigen nicht funktioniert
Ob überwiegend Immobilienkaufverträge, Gesellschaftsrecht oder Erb- und Familienrecht beurkundet wird, verändert die Arbeit grundlegend. Ebenso wichtig ist, ob Sie den Vollzug vollständig im Haus abwickeln oder nur Entwürfe vorbereiten. Notarfachangestellte lesen diese beiden Angaben zuerst, und ohne sie bleibt die Anzeige austauschbar. Nennen Sie zusätzlich die ungefähre Zahl der Urkunden pro Jahr, das ordnet Ihr Haus sofort ein.
Viele Anzeigen für Notariate sind aus einer Anwaltsanzeige entstanden und sprechen von Schriftsätzen, RVG und Fristenkalender. Wer im Notariat arbeitet, erkennt das sofort und schließt daraus, dass das Notariat im Haus nur nebenherläuft. Verwenden Sie die richtige Sprache: Urkundenentwurf, Vollzug, Fälligkeitsmitteilung, Urkundenverzeichnis, GNotKG. Das ist ein Glaubwürdigkeitssignal, das nichts kostet.
Die Zielgruppe ist klein, gut informiert und weiß, dass Notariatsstellen oft besser vergütet werden als vergleichbare Anwaltsstellen. Wer ohne Gehaltsangabe ausschreibt, verliert genau diese Kandidaten an Häuser, die eine Zahl nennen. Eine Spanne mit Hinweis auf die Einstufung nach Vollzugserfahrung ist in diesem Beruf einer der wenigen wirksamen Hebel innerhalb einer Anzeige.
Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte, die zuletzt nur anwaltlich gearbeitet haben, sind eine realistische Quelle für diese Stellen, bewerben sich aber nicht, wenn die Anzeige mehrjährige Notariatserfahrung verlangt. Ein Satz, der diese Gruppe einlädt, und eine Aussage zur Einarbeitungszeit erweitern Ihren Bewerberkreis in einem sehr engen Markt deutlich.
Bei Notarfachangestellten reicht eine Anzeige in aller Regel nicht aus, egal wie gut sie geschrieben ist. Planen Sie parallel die Kammer-Stellenbörse, die eigene Karriereseite und die persönliche Ansprache über Ihr Netzwerk ein. Wer nur schaltet und wartet, verliert Monate, in denen die Vorgänge im Haus liegen bleiben.
Was diese Anzeige realistisch bringt
Der Markt für Notarfachangestellte ist sehr dünn, weil vergleichsweise wenige ausgebildet werden und der Vollzug eine Erfahrung verlangt, die man nicht in wenigen Wochen erwirbt. Auf eine geschaltete Anzeige kommen erfahrungsgemäß null bis zwei Bewerbungen über mehrere Monate, außerhalb der Ballungsräume häufig gar keine, und ein Teil davon sind Rechtsanwaltsfachangestellte ohne Notariatspraxis. Diese Zuschriften sollten Sie nicht vorschnell aussortieren, denn mit einer geplanten Einarbeitung von einigen Monaten sind sie in der Praxis oft die realistische Lösung. Eine Anzeige lohnt sich trotzdem, weil sie kostengünstig ist und die Stelle sichtbar macht: Budgets liegen in der bekannten Größenordnung von 430 bis 800 Euro bei Indeed und 249 bis 2.499 Euro je Stelle bei StepStone, dazu kommen die kostenlosen Kammerbörsen. Was Sie nicht erwarten sollten, ist eine Besetzung allein über diesen Weg. Wenn nach acht bis zwölf Wochen nichts Passendes eingegangen ist, sollten Sie das Budget stoppen, denn die Zielgruppe sucht nicht, sie ist gebunden. Ab diesem Punkt hilft nur die direkte Ansprache in der Region und im weiteren Umkreis. Genau das ist unsere Arbeit, im Schnitt liegen 21 Tage zwischen Auftrag und Einstellung, schriftlich abgesichert. Klassische Personalberatungen berechnen 20 bis 30 Prozent des Jahresbruttogehalts, verbreitet sind inzwischen 30 Prozent, wir liegen rund 50 Prozent darunter. Die konkreten Konditionen nennen wir Ihnen im Erstgespräch verbindlich.
Die Vorlage ist das eine. Die Besetzung das andere.
Wenn Sie die Anzeige gar nicht erst schalten wollen: Wir sprechen Notarfachangestellte direkt an, die nicht aktiv suchen — persönlich vorgeprüft, mit schriftlich garantierter Einstellung.