Ablauf einer Direktvermittlung: Von der Anfrage bis zum ersten Arbeitstag
Wie eine Direktvermittlung in einer Steuer- oder Rechtsanwaltskanzlei tatsächlich abläuft, welche Zeiträume realistisch sind, was Sie in jedem Schritt beisteuern müssen und an welchen Stellen Prozesse regelmäßig liegen bleiben.
Was Direktvermittlung von anderen Wegen unterscheidet
Bei der Direktvermittlung sucht und prüft ein Dienstleister die Kandidaten, der Arbeitsvertrag wird anschließend direkt zwischen Ihrer Kanzlei und der Person geschlossen. Es gibt keine Arbeitnehmerüberlassung und keine dauerhafte Beteiligung an Ihrem Gehaltsaufwand. Nach der Vermittlung ist der Mitarbeiter vollständig Ihr Mitarbeiter.
Der wesentliche Unterschied zur Stellenanzeige liegt in der Reichweite. Eine Anzeige erreicht Menschen, die gerade aktiv suchen. Die Direktansprache erreicht auch die, die zufrieden im Job sitzen und trotzdem wechseln würden, wenn das Angebot passt. In Kanzleiberufen ist das der größere Teil des Marktes, weil qualifizierte Fachkräfte in aller Regel in ungekündigter Stellung sind.
Der zweite Unterschied ist die Diskretion. Eine Stellenanzeige ist ein öffentliches Signal, das Mandanten, Mitarbeiter und Kammerkollegen lesen. Eine diskrete Suche ohne Stellenanzeige macht Ihre Vakanz nicht zum Gesprächsthema im regionalen Markt.
Schritt 1: Bedarf klären und Briefing
Der erste inhaltliche Termin dauert in der Regel 60 bis 90 Minuten und findet innerhalb weniger Tage nach Ihrer Anfrage statt. Er entscheidet über einen großen Teil des späteren Erfolgs, weil hier festgelegt wird, wen der Dienstleister überhaupt ansprechen soll.
Der häufigste Fehler an dieser Stelle ist, das Anforderungsprofil aus der letzten Stellenanzeige zu übernehmen. Nützlicher ist die Frage, was die Person in den ersten sechs Monaten tatsächlich tun soll: Welche Mandate, welcher Umfang, welche Software, wer im Team übergibt und was ausdrücklich nicht dazugehört.
Ihr Beitrag in diesem Schritt ist Ehrlichkeit beim Gehaltsband und bei den Rahmenbedingungen. Ein zu enges Band führt dazu, dass passende Kandidaten gar nicht erst angesprochen werden. Ein Band, das im Gespräch nachträglich nach unten korrigiert wird, kostet Sie später den Kandidaten und den Ruf im Markt.
- Aufgabenzuschnitt und Mandantenstruktur der Position
- Eingesetzte Software und der tatsächliche Umfang der DATEV-Nutzung
- Teamgröße, Berichtsweg und wer die Einarbeitung übernimmt
- Gehaltsband inklusive Sonderzahlungen und Fortbildungsbudget
- Arbeitszeitmodell, Homeoffice-Regelung und Flexibilität in der Saison
- Wer bei Ihnen entscheidet und wer für Rückmeldungen zuständig ist
Schritt 2: Ansprache und Vorauswahl
In den ersten Wochen läuft die Identifikation und Ansprache. Bei einer diskreten Suche geschieht das über Direktkontakt, nicht über eine öffentliche Ausschreibung. Der Kanzleiname wird erst genannt, wenn ein grundsätzliches Interesse besteht, damit Ihre Vakanz nicht über den Markt wandert.
Es folgt die Vorprüfung im persönlichen Gespräch. Geprüft werden nicht nur Qualifikation und Software-Erfahrung, sondern die Punkte, an denen Wechsel später scheitern: Wechselmotiv, Gehaltsvorstellung, Kündigungsfrist, Pendelweg, Erwartung an Homeoffice und Fortbildung.
Was Sie erhalten, ist eine kurze Auswahl statt eines Stapels. Marktüblich sind drei bis fünf entscheidungsreife Profile. Wer Ihnen fünfzehn Lebensläufe schickt, hat die Vorauswahl an Sie weitergereicht, und genau diese Arbeit haben Sie eingekauft.
Ihr Beitrag ist Tempo. Eine Rückmeldung innerhalb von zwei Arbeitstagen ist der wirksamste Hebel, den Sie im gesamten Prozess haben. Kandidaten in ungekündigter Stellung führen selten nur ein Gespräch, und wer zuerst reagiert, hat den Vorteil.
Schritt 3: Gespräche und Kennenlernen
Zwei Gesprächsrunden genügen in den meisten Kanzleien. Die erste dient dem gegenseitigen Kennenlernen und der Klärung der Rahmenbedingungen, die zweite dem fachlichen Teil und dem Kontakt zum künftigen Team. Mehr als drei Runden verlängern den Prozess, ohne die Entscheidungsqualität zu verbessern.
In Kanzleien hat sich ein halber Probearbeitstag bewährt, weil er beiden Seiten mehr zeigt als jedes Gespräch. Achten Sie dabei auf die Verschwiegenheitspflicht: Ein Kandidat ohne Arbeitsvertrag hat in Mandatsakten nichts zu suchen. Anonymisierte Fälle oder eine Begleitung ohne eigenen Systemzugang lösen das zuverlässig.
Die Terminfindung ist in der Praxis der häufigste Bremsklotz, besonders wenn mehrere Partner beteiligt sind. Blocken Sie zu Beginn der Suche feste Zeitfenster im Kalender und bieten Sie Randzeiten oder Videotermine an. Wer in ungekündigter Stellung ist, kann selten vormittags um zehn Uhr erscheinen.
Schritt 4: Angebot, Vertrag und Antritt
Nach dem letzten Gespräch sollte die Entscheidung innerhalb von ein bis zwei Arbeitstagen fallen. Ein schriftliches Angebot mit Gehalt, Eintrittstermin, Arbeitszeit, Homeoffice-Regelung und Fortbildungsbudget verhindert Missverständnisse und macht Ihr Angebot vergleichbar.
Rechnen Sie damit, dass der jetzige Arbeitgeber ein Gegenangebot macht. Darauf sind Sie am besten vorbereitet, wenn Ihr Angebot nicht allein über das Gehalt argumentiert, sondern über die Punkte, die im Briefing als Wechselmotiv genannt wurden.
Zwischen Unterschrift und erstem Arbeitstag liegt die Kündigungsfrist. Bei Fachangestellten sind häufig vier Wochen zum Monatsende üblich, bei Berufsträgern und erfahrenen Kräften nicht selten drei Monate zum Quartalsende. Diese Zeit ist nicht verloren, wenn Sie den Kontakt halten: eine Einladung zum Teamessen oder die frühzeitige Zusendung der Einarbeitungsplanung senken das Risiko eines Rückziehers deutlich.
Die Suche dauert selten so lange wie die Entscheidung. Rückmeldungen innerhalb von zwei Arbeitstagen verkürzen den Prozess stärker als jede zusätzliche Ansprache.
Wo Prozesse typischerweise stocken
Wenn eine Besetzung sich zieht, liegt es in den seltensten Fällen daran, dass es keine Kandidaten gibt. In der Regel liegt es an internen Abläufen, die im Tagesgeschäft untergehen. Die folgenden Muster wiederholen sich in Kanzleien fast unabhängig von der Größe.
Die gute Nachricht ist, dass sich jeder dieser Punkte vorab abstellen lässt. Legen Sie zu Beginn eine verantwortliche Person mit Entscheidungsbefugnis fest, halten Sie Termine frei und klären Sie Vertretungsregeln für Urlaubszeiten.
- Rückmeldungen zu Profilen dauern länger als eine Woche
- Terminfindung über mehrere Partner ohne vorab geblockte Fenster
- Das Gehaltsband wird im Gespräch nachträglich nach unten korrigiert
- Das Anforderungsprofil ändert sich, nachdem die ersten Profile vorlagen
- Die Entscheidung wartet auf einen Partner im Urlaub oder in der Fristensaison
- Der Vertragsentwurf liegt wochenlang beim externen Berater
- Niemand im Haus fühlt sich für den Prozess zuständig
Realistischer Zeitplan im Überblick
Ein strukturierter Prozess in einer Kanzlei bewegt sich vom Briefing bis zur Unterschrift üblicherweise im Bereich weniger Wochen. Bei kanzleifit vergehen im Schnitt Ø 21 Tage bis zur ersten Einstellung. Der erste Arbeitstag liegt dann noch einmal so weit entfernt, wie es die Kündigungsfrist des Kandidaten vorgibt.
Die Spannweite ist groß und hängt weniger an der Position als an der Entscheidungsgeschwindigkeit im Haus. Sehr spezielle Profile, etwa Berufsträger mit Nachfolgeperspektive im ländlichen Raum, brauchen erfahrungsgemäß mehr Zeit als eine Stelle in der Finanzbuchhaltung in einer größeren Stadt.
Nach dem Antritt endet die Zusammenarbeit nicht. Bei uns gilt eine schriftlich garantierte Einstellung, die sich an der üblichen Probezeit orientiert, und wir melden uns in dieser Zeit bei beiden Seiten, damit Reibungen früh sichtbar werden.
- Woche 0: Anfrage, Erstgespräch und Briefing
- Woche 1 bis 3: Ansprache, Vorprüfung und erste Profile
- Woche 2 bis 4: Gespräche, gegebenenfalls Probearbeitstag
- Woche 3 bis 5: Angebot, Verhandlung und Vertragsunterschrift
- Danach: Kündigungsfrist des Kandidaten, in der Regel ein bis drei Monate
- Ab Tag 1: Einarbeitung, begleitet durch die Einstellungsgarantie
Was Kanzleien uns dazu fragen
Wie lange dauert eine Direktvermittlung insgesamt?+
Vom Briefing bis zur Vertragsunterschrift bewegt sich ein gut geführter Prozess im Bereich weniger Wochen, bei uns im Schnitt Ø 21 Tage bis zur ersten Einstellung. Bis zum ersten Arbeitstag kommt die Kündigungsfrist des Kandidaten hinzu, die häufig ein bis drei Monate beträgt.
Wie viele Kandidaten bekomme ich vorgestellt?+
Marktüblich sind drei bis fünf entscheidungsreife Profile mit persönlicher Vorprüfung. Eine große Zahl an Lebensläufen ist kein Qualitätsmerkmal, sondern ein Hinweis darauf, dass die Vorauswahl nicht stattgefunden hat.
Was muss ich als Kanzlei selbst leisten?+
Ein belastbares Briefing zu Beginn, freigehaltene Gesprächstermine, Rückmeldungen innerhalb von zwei Arbeitstagen und eine benannte Person mit Entscheidungsbefugnis. Der Rest liegt beim Dienstleister.
Erfahren Mandanten oder Mitarbeiter von der Suche?+
Bei einer diskreten Suche ohne Stellenanzeige nicht. Der Kanzleiname wird gegenüber Kandidaten erst genannt, wenn grundsätzliches Interesse besteht, und die Ansprache läuft über Direktkontakt statt über öffentliche Ausschreibungen.
Was passiert, wenn der Kandidat vor dem ersten Arbeitstag abspringt?+
Das kommt vor, meist wegen eines Gegenangebots des bisherigen Arbeitgebers. Halten Sie in der Kündigungsfrist Kontakt und starten Sie die Einarbeitungsplanung früh. Greift der Rückzieher trotzdem, setzen wir die Suche im Rahmen unserer Garantieregelung fort.
Besprechen wir Ihre offene Stelle.
Sie schildern uns kurz die Vakanz, wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ehrlichen Einschätzung: Verfügbarkeit im Markt, realistisches Gehaltsband und wie schnell wir liefern können. Die Konditionen nennen wir Ihnen dabei verbindlich.