Notarfachangestellte remote einstellen
Erfahrene Notarfachangestellte wechseln selten, und im eigenen Amtsbezirk kennt man die wenigen Kandidatinnen meist schon. Wer Vollzug, Entwürfe und Kostenrechnung teilweise ins Homeoffice verlagert, kann auch Fachkräfte mit längerem Arbeitsweg gewinnen. Wir suchen über Ihre Region hinaus und klären vorab, wie viele Präsenztage für die Kandidatin passen.
Ein Notariat ist an seinen Amtssitz gebunden, Ihre Mitarbeitenden müssen es nicht an jedem Tag sein. Schon zwei feste Homeoffice-Tage für Vollzug und Abrechnung machen einen Arbeitsweg zumutbar, der für eine reine Präsenzstelle zu lang wäre. Für Rollen ohne Beteiligtenkontakt kommen sogar Fachkräfte aus anderen Bundesländern infrage. Homeoffice ist zudem ein häufiger Wechselgrund. Weil manche Notariate gar keins anbieten, heben Sie sich mit einem klaren, verlässlichen Modell in der Region ab.
Was eine Remote-Stelle für Notarfachangestellte tragfähig macht
Für Vollzug aus dem Homeoffice braucht die Mitarbeiterin gesicherten Zugriff auf XNotar, Notariatssoftware und Vorgänge im Urkundenarchiv, freigegeben durch die Notarin oder den Notar. Ein Dienstgerät ist hier dringend zu empfehlen, private Rechner sollten ausgeschlossen sein. Legen Sie fest, welche Tätigkeiten zwingend am Amtssitz bleiben, etwa Siegeln und Ausfertigen.
Notarielle Vorgänge enthalten Vermögens-, Familien- und Gesellschaftsdaten. Die Verschwiegenheit nach § 203 StGB verlangt zu Hause einen Raum ohne Mithörer, einen abschließbaren Schrank für Papiervorgänge und eine Bildschirmsperre. Regeln Sie schriftlich, welche Unterlagen das Notariat überhaupt verlassen dürfen und auf welchem Weg sie zurückkommen.
Abläufe rund um Beurkundung, Kostenrecht und Vollzug unterscheiden sich von Notariat zu Notariat. Starten Sie mit einer Einarbeitung vollständig vor Ort und geben Sie Homeoffice-Tage schrittweise frei, zuerst für Kostenrechnungen und Registeranmeldungen, später für den Grundbuchvollzug. So erkennen beide Seiten früh, wo noch Unsicherheiten bestehen.
Beurkundungen werden oft kurzfristig verschoben oder ergänzt, und wer zu Hause sitzt, muss davon sofort erfahren. Ein gemeinsamer Terminkalender, ein festes Kommunikationsmittel für Eilsachen und klare Zuständigkeiten je Urkunde verhindern, dass Vollzugsschritte liegen bleiben, weil jede glaubt, die andere kümmere sich.
Wir sagen Ihnen im Erstgespräch offen, ob Ihr Remote-Modell bei Kandidaten ankommt.
Woran Remote-Stellen scheitern
- 01Remote versprechen, Präsenz erwarten
Eine Anzeige mit „Homeoffice möglich“, bei der dann jeder Beurkundungstag Anwesenheit verlangt, führt zu Enttäuschung in der Probezeit. Nennen Sie offen, an wie vielen Tagen Präsenz gebraucht wird. Ein ehrliches, kleineres Angebot überzeugt Notarfachangestellte mehr als ein großzügiges, aber vages Versprechen.
- 02Vollzug ohne Überblick
Wird der Grundbuch- und Registervollzug ins Homeoffice gegeben, fehlt manchmal die Rückmeldung, ob Eintragungsnachrichten eingegangen sind. Ohne gemeinsame Vollzugsliste und Wiedervorlagen in der Software geraten Treuhandauflagen und Fälligkeiten aus dem Blick. Klären Sie vorher, wer Eingänge vom Grundbuchamt verteilt.
- 03Akten auf Wanderschaft
Wenn Papierakten zwischen Notariat und Wohnung hin und her wandern, steigt das Risiko, dass Unterlagen verloren gehen oder Dritte sie sehen. Setzen Sie auf elektronische Vorgänge, scannen Sie Eingänge zentral und verzichten Sie darauf, Originale aus dem Haus zu geben.
Das klären wir vorab am Telefon
Jeder Kandidat wird von uns im Gespräch kennengelernt, bevor wir ihn Ihnen vorstellen. Bei Remote-Stellen geht es zusätzlich darum, ob jemand selbstständig von zu Hause arbeiten kann und will.
- Routine im Grundbuch- und Handelsregistervollzug mit XNotar
- Sicherheit bei Kostenrechnungen nach GNotKG ohne ständige Rückfrage
- Wohnort und realistische Zahl an Präsenztagen pro Woche
- Erfahrung mit dem elektronischen Urkundenarchiv und der Notariatssoftware Ihres Hauses
- Häusliche Situation: eigener Raum, keine Mitbewohner am Rechner, verschließbare Ablage
- Wechselgrund, Gehaltswunsch und Kündigungsfrist
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Notarfachangestellte remote einstellen: FAQ
Dürfen Notarfachangestellte vollständig im Homeoffice arbeiten?
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Ausgeschlossen ist Homeoffice für Mitarbeitende im Notariat nicht, die Verantwortung für Verschwiegenheit und Urkundenverwahrung trägt aber die Notarin oder der Notar. Vollständig remote ist praktisch nur für Aufgaben ohne Beteiligtenkontakt sinnvoll, etwa Kostenrechnung oder Registervollzug. Beurkundungen, Siegel und Urschriften bleiben am Amtssitz. Einen gesetzlichen Anspruch der Mitarbeitenden gibt es nicht; das Modell wird vertraglich vereinbart.
Wie arbeiten wir eine Notarfachangestellte remote ein?
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Nicht ausschließlich remote. Planen Sie die ersten Wochen vor Ort, damit die neue Kollegin Beurkundungen erlebt, Ihre Muster und Kostenpraxis kennenlernt und weiß, wer im Haus welche Urkunden betreut. Danach können Sie Homeoffice-Tage schrittweise freigeben. Eine feste Ansprechperson und eine kurze Abstimmung zu Wochenbeginn erleichtern den Übergang spürbar.
Kann eine Mitarbeiterin weit entfernt vom Amtssitz wohnen?
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Ja, wenn das Modell dazu passt. Bei ein oder zwei Präsenztagen pro Woche sind längere Arbeitswege zumutbar, für eine reine Kostenrechnungsstelle ist sogar ein anderes Bundesland denkbar. Ein Wohnsitz im Ausland ist wegen Sozialversicherung, Steuer und Datenschutz meist schwierig. Wir klären Wohnort und Pendelbereitschaft im ersten Gespräch, damit Sie keine Bewerbung prüfen, die an der Entfernung scheitert.
Wie erfassen wir die Arbeitszeit im Homeoffice?
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Auch zu Hause ist die Arbeitszeit zu erfassen, so hat es das Bundesarbeitsgericht 2022 entschieden. Ein digitales System mit Beginn, Ende und Pausen genügt, die Form legen Sie fest. Für die Bindung zählt ebenso viel: Wer Homeoffice-Tage verlässlich gewährt und Präsenztage nicht ständig umplant, hält erfahrene Notarfachangestellte im Haus, auch wenn andere Notariate werben.
Notarfachangestellte:r remote einstellen.
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